”Cliënten moeten kunnen vertrouwen op onze kwaliteit.”
“Controleren of wij binnen de lijntjes blijven kleuren.” Zo vat Harmen van Dijk, Kwaliteit Coördinator en Responsible Person bij Westfalen Medical, zijn werkzaamheden in één zin samen.
“We hebben een belangrijke maatschappelijke verantwoordelijkheid richting onze cliënten”, vertelt Harmen. “Zij moeten erop kunnen vertrouwen dat het medicijn en de medische hulpmiddelen van Westfalen Medical voldoen aan alle kwaliteitseisen. Als Kwaliteit Coördinator en Responsible Person bij Westfalen Medical is het mijn taak om te controleren of wij ons aan de regels houden. Niet alleen de wettelijke regels maar ook door continu te monitoren of wij onze interne regels en bedrijfsprocessen naleven. Dat varieert van de distributie van medicijnen en medische hulpmiddelen tot en met de manier waarop we omgaan met persoonsgegevens. Houden we ons aan de afspraken die ons wettelijk worden opgelegd en die we met elkaar hebben gemaakt? En hoe kunnen we ons verder verbeteren? Doel daarvan is om de kwaliteit van onze diensten te waarborgen en de klant tevreden te stellen.”
Feeling met de praktijk
Harmen werkt sinds 2014 bij Westfalen Medical. “Ik ben begonnen als chauffeur. Ik was onder andere verantwoordelijk voor de levering van medicinale zuurstof bij verzorgingshuizen. De ervaring die ik daarbij heb opgedaan helpt me in het werk dat ik nu doe. Ik weet waar collega’s mee te maken hebben en waar ze tegenaan lopen.”
Kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu
In 2016 ging Harmen aan de slag als Kwaliteit Coördinator. “Ik ben verantwoordelijk voor het algemeen kwaliteitsmanagement bij Westfalen Medical. Mijn werkzaamheden bestaan onder meer uit het beschrijven en beheren van werkprocessen en procedures. Naast de kwaliteit houd ik me ook bezig met veiligheid, gezondheid en milieu. Daarbij kun je bijvoorbeeld denken aan energiebesparende maatregelen die we kunnen nemen en arbeidsrisico’s die we moeten wegnemen. Verder ben ik verantwoordelijk voor het uitvoeren van interne audits en de begeleiding van externe audits en inspecties.”
Harmen is naast Kwaliteit Coördinator ook Responsible Person. “In deze rol ben ik verantwoordelijk voor het toezicht op de Goede Distributie Praktijken (GDP) van medicijnen. Dit betreft de medicinale gassen die wij als farmaceutische groothandel distribueren.”
Spin in het web
Alle facetten uit het takenpakket van Harmen kwamen aan bod tijdens de coronacrisis. “We hebben een speciaal coronateam, waar ik een coördinerende rol in heb. Daar bespreken we hoe corona effect heeft op Westfalen Medical. Kunnen we het allemaal nog bolwerken of moeten wij maatregelen nemen? Hoe waarborgen we de veiligheid van de cliënt? Wat betekent het voor onze protocollen? Hoe geven we invulling aan de overheidsmaatregelen? En hoe staat het met de voorraden? Er was immers een run op beschermingsmiddelen en medische hulpmiddelen. Belangrijke vraag was hoe we het voor de cliënten zo konden regelen dat zij zich in de coronacrisis geen zorgen hoeven te maken over de levering van zuurstof. We hebben met ons moederbedrijf, de branche en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd geschakeld om dat voor elkaar te krijgen.”
Veilig werken in bijzondere tijd
Ook op andere vlakken vroeg de coronaperiode om specifieke oplossingen, vertelt Harmen. “Als Kwaliteit Coördinator vertaal ik de richtlijnen van de overheid naar de dagelijkse praktijk. Zo heb ik met collega’s bijvoorbeeld een procedure gemaakt om medische hulpmiddelen veilig bij cliënten thuis te kunnen afleveren, met inachtneming van alle voorschriften. Want veiligheid en kwaliteit zijn de leidraad bij alles wat we doen.”